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납품서·청구서·거래명세서 차이 — 무엇을 언제 주나

이름이 비슷한 문서가 많아 헷갈리지만, "물건을 넘길 때"와 "돈을 달라고 할 때"로 나누면 간단합니다. 작은 가게는 거래명세서 하나로 여러 역할을 합니다.

한 표로 보기

문서	언제	누가 → 누구	핵심
납품서	물건을 넘길 때	파는 쪽 → 사는 쪽	품목·수량(금액 없이도)
납품확인서	물건을 받은 뒤	사는 쪽이 확인·서명	"받았다"는 확인
거래명세서	물건을 넘길 때	파는 쪽 → 사는 쪽	품목·수량·단가·금액
청구서	돈을 받을 때(보통 월말)	파는 쪽 → 사는 쪽	기간 합계·입금 계좌·기한
세금계산서(면세는 계산서)	공급 시기 또는 월합계 기한	파는 쪽 → 사는 쪽	세금 증빙

작은 가게에서는 금액까지 적은 거래명세서가 납품서 역할을 하고, 받는 쪽 서명 칸이 있으면 납품확인서 역할까지 합니다.

11월분 청구 · 부가세 별도 거래처

청구서에는 기간(11월 1일~30일), 명세서 날짜 목록, 입금 계좌, 입금 기한을 적으세요. 거래처가 명세서와 하나씩 맞춰 볼 수 있어야 빨리 입금됩니다.

아니요. 금액·기간·입금 계좌가 분명하면 됩니다. 세금 증빙은 세금계산서·계산서가 합니다.

거래명세서 작성기에서 단가를 비워 두면 품목·수량만 있는 납품서처럼 쓸 수 있어요.

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