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거래명세서 작성법 — 양식 항목, 부가세 칸, 자주 틀리는 5가지
거래명세서는 물건을 넘길 때 "무엇을, 얼마나, 얼마에 줬는지"를 거래처와 맞춰 보는 문서입니다. 법으로 정해진 서식은 없지만, 아래 항목이 빠지면 월말 정산 때 거래처와 금액이 자주 어긋납니다. 거래명세표라고도 부릅니다.
거래명세서와 세금계산서는 다릅니다
| 거래명세서 | 세금계산서 | |
|---|---|---|
| 무엇 | 거래 내역을 서로 확인하는 문서 | 부가가치세법에 따른 세금 증빙 |
| 서식 | 자유(업계에서 쓰는 양식) | 법에 정한 기재 사항이 있음 |
| 언제 | 물건을 넘길 때마다 | 공급 시기에, 또는 한 달 치를 묶어(월합계) 정해진 기한 안에 |
| 서로 대신? | 세금계산서를 대신하지 못함 | 거래 내역 확인용으로는 거래명세서가 더 자세함 |
그래서 보통 납품할 때마다 거래명세서를 주고, 세금계산서는 따로(전자로) 발급합니다. 면세 품목은 세금계산서 대신 계산서를 발급해요.
꼭 들어가는 항목
| 칸 | 적는 것 | 팁 |
|---|---|---|
| 공급자 | 상호, 사업자등록번호, 대표자, 주소·전화 | 한 번 적어 두고 매번 같은 값을 쓰세요 |
| 공급받는 자 | 거래처 상호(필요하면 사업자등록번호) | 거래처가 부르는 이름과 장부 이름을 같게 |
| 일자 | 납품한 날 | 주문받은 날이 아니라 넘긴 날 |
| 품목·규격 | 이름과 크기·무게(예: 식용유 18L) | 규격이 다르면 줄을 나눕니다 |
| 수량·단위 | 숫자와 단위(통·박스·kg) | 단위가 빠지면 가장 많이 다툽니다 |
| 단가·금액 | 단가, 수량 × 단가 | 거래처마다 단가가 다르면 그 거래처 값으로 |
| 공급가액·세액·합계 | 세금 빼기 전 금액, 부가세, 받을 돈 | 부가세 별도인지 포함인지 먼저 정하세요 |
| 비고·인수자 | 특이 사항, 받은 사람 서명 | 반품·덜 온 것은 비고에 |
예시 — 이렇게 적어요
| 품목 | 규격 | 수량 | 단가(원) | 금액(원) |
|---|---|---|---|---|
| 식용유 | 18L | 2통 | 42,000 | 84,000 |
| 종이컵 | 6.5온스 1,000개 | 3박스 | 25,000 | 75,000 |
부가세 별도일 때
- 공급가액
- 159,000원
- 세액(10%)
- 15,900원
- 합계(받을 돈)
- 174,900원
국산 양파처럼 가공하지 않은 농산물은 부가세 면세예요(부가가치세법 제26조). 같은 날 과세 품목과 함께 넘겼다면 면세 줄은 세액 0으로 두고, 과세·면세 합계를 나눠 적어야 나중에 세금계산서와 계산서를 따로 낼 때 맞습니다.
부가세 별도·포함·면세 표기
- 별도 — 단가가 공급가액이에요. 세액 = 공급가액 × 10%를 더해 받습니다.
- 포함 — 단가 안에 부가세가 들어 있어요. 세액 = 합계 ÷ 11, 공급가액 = 합계 − 세액.
- 면세 — 세액 0. 미가공 농·축·수산물 등.
- 같은 거래처에 별도와 포함을 섞어 쓰면 금액이 틀어집니다. 거래처마다 하나로 정해 두세요. 계산은 부가세 계산기로 확인할 수 있어요.
자주 틀리는 5가지
- 단위를 안 적음 — "양파 2"가 망인지 kg인지 몰라 월말에 다툽니다.
- 포함·별도 섞임 — 지난번엔 포함, 이번엔 별도로 적어 합계가 10% 차이 납니다.
- 지난 단가 그대로 — 거래처마다, 달마다 단가가 바뀌는데 예전 값으로 적습니다.
- 정정 반영 누락 — "아까 5판 말고 7판으로" 같은 카톡 정정을 명세서에 안 옮깁니다.
- 과세·면세 한 합계 — 면세 품목까지 10%를 붙여 거래처가 돌려 달라고 합니다.
자주 묻는 질문
거래명세서를 꼭 써야 하나요?
법으로 정한 의무 서식은 아니에요. 다만 거래처와 금액을 맞춰 보고 안 받은 돈을 정리하는 근거가 됩니다. 세금 증빙은 세금계산서·계산서가 합니다.
공급자용·공급받는 자용 두 장을 써야 하나요?
관행상 두 장(또는 사본)을 써서 한 장씩 보관합니다. 사진이나 PDF로 주고받아도 내용이 같으면 됩니다.
엑셀 양식이 필요해요.
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